Responsabile conservazione
Uno dei servizi offerti da F.F Digystore è quello di “responsabile della conservazione sostitutiva”, vale a dire la persona a cui viene affidata la supervisione, la gestione ed il controllo del sistema di conservazione sostitutiva aziendale.
Il responsabile della conservazione è colui che presiede e controlla l'attività omonima e ha il compito di realizzare l'archivio di conservazione, con procedure documentate che garantiscano la tracciabilità, l'integrità dei contenuti nel tempo e l'accesso e l'esibizione di ogni singolo documento.
In accordo con l’azienda Cliente, il responsabile della conservazione:
- definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di archiviazione ottica, in modo da assicurare l’accesso al singolo documento e la sua esibizione;
- fornisce informazioni sul contenuto del singolo supporto di memorizzazione e delle relative copie di sicurezza;
- conserva tutte le versioni di software utilizzato per l’archiviazione elettronica di ogni documento;
- verifica periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti conservati, se del caso, con l’impiego del riversamento;
- stabilisce le necessarie misure di sicurezza del sistema di archiviazione ottica;
- definisce e documenta quanto previsto per la marca temporale;
- richiede l’intervento e fornisce assistenza al pubblico ufficiale nei casi previsti;
- verifica periodicamente l’effettiva leggibilità dei documenti conservati con l’eventuale impiego del riversamento;
- ove previsto, appone sull'insieme dei documenti il riferimento temporale e il certificato digitale (o firma digitale).
