L’archiviazione ottica permette alle organizzazioni di abbattere drasticamente i costi e le inefficienze della gestione documentale, razionalizzando lo spazio ed il tempo dei collaboratori.

L’archivio cartaceo viene trasformato in un archivio elettronico, conservando intatte ed inalterate nel tempo tutte le informazioni e consentendo ricerche facili ed immediate con l’uso di normali supporti di archiviazione ottica come CD o DVD e semplici software di ricerca.

La digitalizzazione dei documenti cartacei e l’archiviazione ottica sostitutiva sono procedure perfettamente legali e conformi alle nuove norme sulla conservazione sostitutiva: le regole tecniche del C.N.I.P.A. (Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione), i decreti dei Ministeri dell'Economia e delle Finanze e Lavoro.

I vantaggi derivanti dall’archiviazione ottica aziendale sono molteplici:

• Riduzione dei costi di gestione documentale e del tempo necessario alla ricerca e alla consultazione;
• Recupero degli spazi inutilmente occupati dall’archiviazione documentale;
• Eliminazione dei rischi di danneggiamento, alterazione o smarrimento dei documenti;
• Ricerca semplificata e immediata delle informazioni attraverso uno specifico software con chiavi di ricerca personalizzate;
• Consultazioni simultanee da parte di più utenti e possibilità di distribuzione della documentazione via internet e intranet;
• Trasportabilità: un intero archivio può essere trasportato e consultato in qualsiasi luogo.