La conservazione sostitutiva comporta la digitalizzazione e l’archiviazione ottica dei documenti cartacei che risultano, quindi, disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità e con la stessa validità legale dei supporti originali.

Il processo di conservazione sostitutiva termina con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione documentale.

La possibilità di una gestione documentale completamente informatizzata, dall’emissione di un documento alla sua conservazione sostitutiva a norma, è vista dalle imprese come uno strumento efficace per ottimizzare i processi e per tagliare i costi aziendali.

I benefici ottenuti dalle aziende che hanno già implementato soluzioni di archiviazione ottica sostitutiva, infatti, sono rilevanti: dalla maggiore velocità dei processi amministrativi alla drastica riduzione dei costi di stampa e di gestione degli archivi fino al miglioramento delle relazioni con clienti e fornitori.

I processi digitali consentono, inoltre, una più efficiente condivisione delle informazioni: le imprese possono disporre in tempo reale ed a favore di tutte le funzioni coinvolte dell'accesso alla documentazione che accompagna ogni transazione economica e commerciale.

La dematerializzazione non riguarda solo fatture, libri e registri, ma anche tutte le dichiarazioni fiscali ed ai modelli di pagamento (F23, F24 ), e, più in generale, tutti i documenti con valenza civilistica e fiscale.