L'Agenzia delle Entrate risponde alle richieste dell'istante che pone 3 quesiti sul caso specifico (invio ad un provider esterno dei file in formato pdf, importazione dei file sulla piattaforma del provider esterno tramite upload e filgate, firma dei file presenti sul server del provider e memorizzazione dei file firmati in ordine cronologico su supporto idoneo a garantire la leggibilità nel tempo):

• Correttezza della procedura e conformità complessiva con riferimento alle vigenti disposizioni in materia tributaria

• Tempistica per l’acquisizione dell’immagine dei documenti analogici ai fini della loro conservazione sostitutiva

• Termine minimo di validità dell’opzione per la conservazione sostitutiva, sussistenza di preclusioni ad un eventuale “ripensamento” con ritorno alla conservazione su supporto cartaceo e possibilità di avvalersi nuovamente della conservazione sostitutiva.

Da parte dell'Amministrazione le risposte sono:

• Con riferimento alla Correttezza, ritiene sia corretta in quanto conforme alla normativa sulla conservazione elettronica dei documenti analogici. La recente Risoluzione 158/E del 15 giugno 2009 ribadisce che l'unico vincolo sia la fedeltà dell'immagine acquisita con l'originale, l'acquisizione può quindi avvenire anche attraverso spool di stampa, mentre non detta specifiche regole sui criteri di acquisizione.
• Con riferimento alla Tempistica, l'Amministrazione rimanda alla circolare 36/2006 che dice che non esiste un periodo preciso di attuazione del processo e che quindi può essere effettuato in qualsiasi momento, a patto che prima dell'attuazione vi sia la memorizzazione dell'immagine
• Con riferimento al Termine, l'Amministrazione precisa che non esistono vincoli sulla durata e sulla revoca del processo, tantomeno pregiudica la ri-adozione del processo di conservazione sostitutiva in un secondo momento. Unico vincolo è che vi sia continuità per periodo d'imposta