Con il decreto 23 gennaio 2004 del ministro dell’Economia e delle Finanze è stata disciplinata la procedura informatica relativa all’emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari. L’articolo 5 del decreto prevede l’invio all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale.

Con il provvedimento del 25 ottobre 2010, l'Agenzia delle Entrate definisce le modalità di comunicazione dell'impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari. La trasmissione deve essere effettuata entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi. Il provvedimento disciplina anche l’invio delle comunicazioni dell’impronta degli archivi informatici dei documenti riguardanti i periodi di imposta chiusi entro il 2009, che devono essere trasmesse entro gennaio 2012.

In particolare la comunicazione deve contenere:

• i dati identificativi del soggetto interessato, del responsabile della conservazione, del soggetto eventualmente delegato dal responsabile della conservazione
• l’elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce
• l’indicazione del luogo in cui è conservata l’evidenza informatica da cui è stata generata l’impronta dell’archivio
• la marca temporale apposta all’archivio.

Infine il provvedimento chiarisce che, in caso di riversamento sostitutivo di documenti contenuti in un archivio la cui impronta è stata già comunicata, sarà obbligatoria la comunicazione della nuova impronta entro 4 mesi dal completamento del procedimento di riversamento sostitutivo.