Domande frequenti

C'e differenza, nella conservazione sostitutiva, tra documenti di Ciclo Attivo (Fatturazione Clienti) e quelli di Ciclo Passivo (Fatturazione Fornitori)?

Può la conservazione essere tenuta fuori dal Paese? Se si, solo in paesi della UE o possono risiedere oltre oceano?

Cos'è il Libro Unico del Lavoro?

Quali sono le modalità di tenuta del Libro Unico del Lavoro?

Da cosa è composto il Libro Unico del Lavoro?

Cosa si intende per “documento analogico”?

E' un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta ( documenti cartacei) come le immagini su film (pellicole mediche, microfiche, microfilm) e come le magnetizzazioni su nastro (cassette e nastri magnetici audio e video). Torna all'inizio

Cos'è un “documento analogico originale non unico”?
E' un documento di cui è possibile risalire al contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui siano obbligatorie la tenuta e la conservazione, anche se da parte di terzi. Torna all'inizio

Chi è il responsabile della conservazione?
Si tratta di una figura prevista sia in ambito pubblico sia privato per garantire la corrispondenza dei documenti archiviati agli originali ( salvo il caso in cui è previsto l'intervento del pubblico ufficiale) e la conformità del procedimento ai requisiti normativi a tutela dell'autenticità, dell'integrità e della disponibilità. Nelle amministrazioni pubbliche è il dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o altro soggetto da questi formalmente designato. Nelle aziende il criterio d'individuazione è la competenza o la coerenza organizzativa. Torna all'inizio

Il documento analogico può essere dematerializzato dopo aver effettuato il procedimento di conservazione sostitutiva?
La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale. Torna all'inizio

Il responsabile della conservazione può delegare le proprie attività?
Sì, al responsabile della conservazione è consentito delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e a soggetti terzi. Torna all'inizio

Qual è la differenza tra memorizzazione e conservazione?
La memorizzazione consiste in un processo di trasposizione, su un qualsiasi supporto idoneo, di documenti analogici o informatici. La conservazione sostitutiva, invece, è un'operazione che si prolunga nel tempo ed è finalizzata a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile almeno per tutto il periodo durante il quale è obbligatoria la conservazione secondo le disposizioni fiscali e civilistiche. Torna all'inizio

Su quali supporti può essere effettuata la conservazione sostitutiva?
Nei processi di conservazione sostitutiva e di riversamento sostitutivo è possibile usare un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, che sia idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle modalità previste dalla presente deliberazione. Torna all'inizio

E' vero che la fattura inviata come allegato e-mail (senza riferimento temporale e firma digitale) è una fattura analogica e non elettronica?
Si: sia l'emittente sia il ricevente la dovranno quindi stampare su carta e conservare di conseguenza. Torna all'inizio

Cosa garantisce la firma digitale?
La certezza della provenienza e dell'integrità di un documento informatico. Torna all'inizio

E’ possibile conservare il libro giornale in formato digitale e il registro IVA su carta?
Si, in quanto sono due tipologie di documenti distinti. Torna all'inizio

Il valore dell'imposta di bollo rimane la stessa se si intende effettuare la conservazione sostitutiva del libro giornale?
Il valore dell'imposta rimane invariato.Cambia il calcolo dell’imposta, per il Documento analogico si applica 1 marca da bollo ogni 100 pagine, per il Documento informatico si applica 1 marca da bollo ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse. Torna all'inizio

Il manuale della conservazione sostitutiva è obbligatorio?
Il manuale della conservazione sostitutiva non è obbligatorio ma consigliabile, in quanto tutela sia il responsabile della conservazione nei confronti dell'azienda sia l'azienda nei confronti di eventuali controlli. Torna all'inizio

Può il responsabile della conservazione essere una persona giuridica?
No: La firma digitale sarà sempre di una persona fisica. Torna all'inizio

A cosa servono i riferimenti temporali e le marche temporali?
I riferimenti temporali e le marche temporali da apporre nel processo di conservazione sostitutiva servono ad individuare il momento in cui il processo di sostituzione ha avuto luogo, ossia il momento in cui i documenti cartacei, dopo essere stati digitalizzati, possono essere distrutti. Per quanto concerne i documenti analogico/cartacei non esiste alcun obbligo di procedere al processo di conservazione sostitutiva. Si può dunque, se lo si desidera, effettuare l'archiviazione ottica sostitutiva anche anni dopo che gli stessi sono stati creati. Torna all'inizio

E’ previsto un formato per l'archiviazione ottica?
No, non é previsto un formato, né é prevista una specifica regola per l’archiviazione documentale. E’ importante descrivere nel manuale del processo di conservazione sostitutiva come si e deciso di procedere per consentire una facile verifica di firme e marche temporali, nonché un rapido accesso ai documenti conservati. Torna all'inizio

Lo spool di stampa è un documento informatico a tutti gli effetti?
No, non è un documento informatico in quanto non è un documento non modificabile. Torna all'inizio

Una fattura generata da spool può essere inviata elettronicamente e quindi archiviata in tale formato?
Sì, singole fatture generate da un opportuno trattamento di uno spool possono diventare fatture elettroniche e documenti informatici. Torna all'inizio

C'e differenza, nella conservazione sostitutiva, tra documenti di Ciclo Attivo (Fatturazione Clienti) e quelli di Ciclo Passivo (Fatturazione Fornitori)?
Se sono documenti cartacei sono entrambi considerati documenti "copia": in tal caso non esiste alcuna differenza di comportamento. Se invece sono fatture elettroniche, e quindi documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie, si richiede che le fatture emesse siano sottoposte a processo di conservazione almeno ogni 15 giorni, mentre tutti gli altri documenti dovranno essere sottoposti a tale processo con scadenza annuale. Torna all'inizio

Può la conservazione essere tenuta fuori dal Paese? Se si, solo in paesi della UE o possono risiedere oltre oceano?
Il luogo di archiviazione delle fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Torna all'inizio

Cos'è il Libro Unico del Lavoro?
Il libro unico del lavoro sostituisce i libri matricola e paga e riassume in un unico documento tutta una serie di registrazioni. Torna all'inizio

Quali sono le modalità di tenuta del Libro Unico del Lavoro?
Le modalità di tenuta del Libro Unico del Lavoro possono essere diverse:

elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili
stampa laser con autorizzazione INAIL
supporti magnetici Torna all'inizio

Da cosa è composto il Libro Unico del Lavoro?

Il libro unico del lavoro è composto dai dati anagrafici e retributivi e il calendario delle presenze Torna all'inizio

Archiviazione ottica sostitutiva e gestione documentale FFDigystore

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