Glossario
Archiviazione documentale elettronica:
Archiviazione ottica sostitutiva:
Conservazione sostitutiva dei documenti informatici:
Conservazione sostitutiva dei documenti analogici:
Documento analogico originale:
Archiviazione documentale elettronica
L’archiviazione elettronica di un documento è il processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento, antecedente all'eventuale processo di conservazione sostitutiva. Torna all'inizio
Archiviazione elettronica:
Processo di memorizzazione su un qualsiasi supporto idoneo di documenti informatici, anche sottoscritti, univocamente identificati mediante un codice di riferimento antecedente al processo di conservazione. Torna all'inizio
Archiviazione ottica sostitutiva:
L’archiviazione ottica sostitutiva è un’applicazione che provvede all’archiviazione su supporti non riscrivibili dei documenti protocollati. I documenti esportati vengono criptati e firmati con il certificato digitale del responsabile dell’archiviazione. Il sistema di Archiviazione ottica sostitutiva permette inoltre la marcatura temporale che garantisce la data certa (opponibile a terzi) dei documenti archiviati.
Nel caso dell’archivio sostitutivo, i processi produzione sono sottoposti a più severi controlli e alla definizione di rigorose procedure di lavorazione in ottemperanza delle Regole Tecniche definite dal CNIPA. La normativa impone, inoltre, di documentare i processi e di definire un processo di verifica periodica dell’integrità dei documenti archiviati.
Secondo quanto stabilito con il Decreto del 23 Gennaio 2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze e con la successiva Delibera del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) n° 11 del 19 Febbraio 2004 e Decreto Legislativo n°52 del 20 Febbraio 2004, è consentita anche l’archiviazione sostitutiva dei documenti di rilevanza fiscale e civilistica. Torna all'inizio
Archivio:
Raccolta ordinata degli atti spediti, inviati o comunque redatti dall’Amministrazione nell’esercizio delle proprie funzioni attribuite per legge. Torna all'inizio
Archivio storico:
Complesso di documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa l'effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione perenne. Torna all'inizio
Certificato digitale:
Un certificato digitale è un documento elettronico che associa l'identità di una persona ad una chiave pubblica.
Viene emesso da una autorità di certificazione riconosciuta secondo standard internazionali e viene firmato con la chiave privata dell'autorità. Gli enti che fanno da autorità devono sottostare a regole rigidissime per quanto riguarda la gestione dei dati personali, pertanto si possono considerare sicuri.
I certificati garantiscono la tutela delle informazioni personali su Internet e consentono di proteggere il sistema da programmi software non sicuri.
Un certificato è un attestato che consente di verificare l'identità di una persona o la protezione di un sito Web. Torna all'inizio
Conservazione sostitutiva:
Per conservazione sostitutiva si intende quel processo che permette di conservare documenti in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo mantiene la validità legale e fiscale dei documenti ed è in generale successivo all'eventuale archiviazione elettronica.
Il processo di conservazione sostitutiva prevede sempre Il riversamento di dati da un supporto ad un altro quando non sia possibile o conveniente conservare il formato della rappresentazione digitale dei documenti. Esempio banale è il riversamento di documenti da supporti cartacei a supporti ottici. Torna all'inizio
Conservazione sostitutiva dei documenti informatici:
Processo di memorizzazione della relativa immagine direttamente sui supporti ottici, eventualmente, anche della relativa impronta, e termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. Torna all'inizio
Conservazione sostitutiva dei documenti analogici:
Processo di memorizzazione della relativa immagine (ed eventualmente anche della relativa impronta) direttamente sui supporti ottici, che termina con l'apposizione del riferimento temporale e della firma digitale sull'insieme dei documenti o su una evidenza informatica contenente una o più impronte dei documenti. Torna all'inizio
Documento:
Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica. Torna all'inizio
Documento analogico:
Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: pellicole mediche, microfiche, microfilm) e come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video). Torna all'inizio
Documento analogico originale:
Documento analogico che può essere unico oppure non unico: in questo secondo caso, è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi. Torna all'inizio
Evidenza informatica:
Sequenza di simboli binari (bit) che può essere elaborata da una procedura informatica. Torna all'inizio
Firma digitale:
Particolare tipo di firma elettronica qualificata, basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro.
La firma digitale può essere definita l'equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta, assumendone lo stesso valore legale. E' associata stabilmente al documento informatico e lo arricchisce di informazioni che attestano con certezza l'integrità, l'autenticità e la non ripudiabilità dello stesso. L'elemento di rilievo del sistema firma è rappresentato dal certificato digitale di sottoscrizione che l’Ente Certificatore rilascia al titolare di una smart card. Il certificato di sottoscrizione è un file generato seguendo precise indicazioni e standard stabiliti per legge. Il certificato digitale di un titolare, una volta entrato a far parte dell'elenco pubblico dei certificati tenuto dall'Ente Certificatore, garantisce la corrispondenza tra la chiave pubblica e l'identità del titolare. Torna all'inizio
Firma elettronica:
Insieme dei dati in forma elettronica utilizzati come metodo di identificazione informatica. allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici. Torna all'inizio
Lettore smart card:
La smart card è un dispositivo hardware delle dimensioni di una carta di credito che possiede potenzialità di elaborazione e memorizzazione dati ad alta sicurezza. La smart card è costituita da un supporto di plastica nel quale è incastonato un microchip connesso ad un’interfaccia di collegamento che può essere una contattiera o un antenna. Il microchip fornisce funzionalità di calcolo e memorizzazione dati; la contattiera o l’antenna consentono al microchip di dialogare con uno speciale terminale di lettura (lettore di smart card) collegato solitamente ad un computer mediante porta seriale, parallela, USB, ecc. Torna all'inizio
Marca temporale:
Evidenza di tipo informatico che consente di rendere certa ed opponibile a terzi una determinata data . L'apposizione sull'insieme dei documenti deve essere effettuata a cura del responsabile della conservazione sostitutiva.
Il servizio di marcatura è materialmente eseguito da appositi enti cui il responsabile della conservazione deve rivolgersi per ottenere il servizio.
Con l'apposizione della marca temporale si ottiene la certezza che il procedimento di conservazione dei documenti sia stato completato in una determinata data e ora. Torna all'inizio
Manuale di gestione:
Descrive il sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio. Torna all'inizio
Outsourcing:
Per un'impresa, l'outsourcing consiste nell'affidare la totalità o parte delle proprie attività (quale l’archiviazione ottica sostitutiva, la gestione degli archivi e la conservazione sostitutiva) ad una società prestatrice di servizi. La decisione di avvalersi di un servizio di outsourcing può risultare una scelta vincente quando si intende focalizzarsi maggiormente sul proprio core business. Sempre più aziende scelgono di delegare a società specializzate la gestione dell’archiviazione ottica aziendale. L'outsourcing della gestione documentale, infatti, offre molti benefici, tra cui: assenza di costi fissi per investimenti tecnologici; personale libero di dedicarsi ad attività più produttive e più inerenti il core business, supporto specialistico sempre aggiornato su normative e procedure. Torna all'inizio
Responsabile conservazione:
II responsabile della conservazione si vede attribuiti compiti cruciali in ragione del controllo e della supervisione che attua sull'intero procedimento di conservazione sostitutiva. Si tratta di una figura prevista sia in ambito pubblico sia privato per garantire la corrispondenza dei documenti archiviati agli originali ( salvo il caso in cui è previsto l'intervento del pubblico Ufficiale) e la conformità del procedimento ai requisiti normativi a tutela dell'autenticità, dell'integrità e della disponibilità nel tempo del patrimonio informativo dell'organizzazione.
Nelle amministrazioni pubbliche è il dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o altro soggetto da questi formalmente designato. Nelle aziende il criterio d'individuazione è la competenza o coerenza organizzativa ( può essere, ad esempio, il CEO, il responsabile dell'organizzazione, dell'amministrazione, dell'IT. Torna all'inizio
